Formation Structurer et (ré)animer ses réunions

Organisée les 25 et 26 mai 2023, à Chateau-Arnoux
Formateur : Nicolas Geiger

Vous retrouverez sur cette page tous les contenus abordés durant les 2 jours.

1er jour : jeudi 25 mai


Se présenter, faire connaissance

Nous avons utilisé des jeux de positionnement
  • Imaginons que cette pièce est le département 04, placez-vous dans l'espace selon l'endroit d'où vous êtes venue ce matin ? Puis l'endroit où vous êtes née ?
  • Formez une frise croissante selon le nombre de réunions auxquelles vous participer par mois ? Puis le nombre de réunions que vous animez par mois ?
Ces jeux sont très faciles à reproduire et évidémment, il faut adapter les questions pour aller chercher des choses à découvrir chez les personnes.

Pour aller plus loin

paperboard des attentes des participantes
paperboard programme du 1er jour


Accords de groupe / cadre de sécurité

image framework480x480.png (84.9kB)
Image Synkrominos - CC By SA - Benoît Bryon , Sylvain Lebosquain et Delphine Saint Quentin
De quoi avez-vous besoin pour vous exprimer et participer pleinement à cette journée ?
Répondre ensemble à cette simple question peut lever bien des freins et des tensions dans un groupe.

Exemples de nos accords de groupe - établis en jour 1 et actualisé au début du jour 2
image Nos_accords_de_groupe.jpg (83.1kB)
 Pour aller plus loin
Variante
L'animateur de la réunion peut aussi poser soi-même les règles. Dans ce cas, elles ne sont pas co-construites avec les participantes, mais imposées par l'animateur. Avantage = plus rapide ; inconvénient = moins adaptées/personnalisées aux participant·es

Les quelques règles fréquemment utilisées :
  • Point de vue = vue d'un point (On assume pleinement la subjectivité de ses idées : personne n'a raison, personne n'a tort.)
  • Dissocier l'idée de la personne qui l'a émise (on n'est pas d'accord avec une idée, et non pas avec la personne qui a émis cette idée)
  • Savoir se taire, ou au moins surveiller son temps de parole (Parler est un besoin, écouter est un art - Johann Wolfgang von Goethe)
  • Confidentialité
  • Bienveillance (sans complaisance)
  • Responsabilité de ses paroles et de ses silences
  • Non-jugement des personnes



Les réunions, pour quoi faire ?


1/ Brainstorming inversé : Comment bien rater sa réunion ?

Voir toutes nos idées dans ce paperboard.

2/ Dynamiques de groupes




3/ Les 9 objectifs d'une réunion

Avant de choisir une méthode d'animation, il est INDISPENSABLE de se poser cette question : pour quoi j'organise cette réunion ? Quel est l'objectif principal de cette réunion ? (1 ou 2 objectifs).

Voici les 9 objectifs que nous avons abordé :
  • Se rencontrer : pour créer du lien, approfondir l'interconnaissance entre nous...
  • Présenter, informer : lorsque une personne a des informations à faire passer à un groupe
  • Discuter, débattre : un sujet mis en débat par le groupe
  • Réflechir, générer des idées : pour imaginer, innover, apporterr des idées et des réponses
  • Décider : parfois, il faut trancher et valider une proposition
  • Produire : pour travailler concrètement à plusieurs sur un "livrable"
  • Evaluer : pour faire le bilan ensemble
  • S'energiser : pour réhausser le niveau d'énergie et d'attention dans le groupe
  • S'aligner : pour se mettre d'accord sur une vision commune, partager un avenir commun

Ces 9 objectifs sont ceux que vous retrouverez dans les Metacartes "Faire ensemble"que je vous ai donné.
Aller sur le site des Metacartes
paperboard Les 9 objectifs d'une réunion


Jeu du bâton d'hélium

Un objectif : amener le bâton au sol
Une contrainte : votre doigt doit toujours être en contact avec le bâton

Ce Jeu permet d'illustrer que nous avons tous·tes une sensibilité différente à notre projet commun (ici le bâton). La sensation du toucher varie d'une personne à l'autre.
Lien vers la méthode détaillée

Avant la réunion : que faire ?

1/ l'invitation

L'invitation sert à
  • Prévenir pour réserver la date
  • donner envie de venir : sur le fond (ordre du jour), et aussi sur la forme (ton, type d'animation..)

Trouver la date
  • Au coup par coup (avec des outils comme framadate ou doodle)
  • Dates fixées sur une année, pour des réunions réccurrentes.

Trouver les participants (bien identifier le public-cible)
(Et parfois des réunions sans salarié·es ?)


Le ton de l'invitation : formel, humoristique, ton adapté au public évidemment, et à vous !
Le canal de l'invitation : comment les personnes seront-elles informées de cette réunion ?
  • Mail
  • Messagerie
  • Affiche
  • Papier
  • Flyer
  • Carte postale
  • Courrier postal
  • Annonce journal
  • De vive voix
  • ...

Bonjour à toutes et tous,

Un petit rappel pour notre réunion "PTCE Altitudes coopérantes" de ce vendredi 10 février.
Lieu :


Objectifs de cette réunion :
  • Mieux connaître et s'approprier le projet
  • enrichir les propositions pour 2023-2024 et co-construire la suite
  • fixer les prochaines étapes et prochains RDV

Pour rappel, 3 recommandations lectures pour occuper votre temps libre d'ici là :-)
  • Des éléments/suggestions sur les projets 2023 envisagées
  • La présentation synthétique des actions financées par le Leader
  • Le dossier de candidature PTCE (assez court, 10 pages, car canevas très contraint)

Pour les absent·es, nous tâcherons de vous faire un compte-rendu fidèle.

Pour les présent·es, au plaisir de vous voir vendredi,

--

Nicolas Geiger
Collecti.cc, facilitateur de projets collectifs et collaboratifs
06 61 714 741 | nicolas@collecti.cc

Choisir entre présence et distance

Quelques critères :
  • Eloignement des participants
  • Durée de la réunion
  • Interconnaissance
  • Objectif de la réunion
La réunion à distance permet de
  • solliciter sur des temps plus court
  • cadrer la parole
  • l'efficacité (au détriment de la convivialité) Visio = moments productifs

⚠️ Une réunion "hybride" est difficile à animer


2/ les types d'ordre du jour

En fonction du groupe et de sa culture, on peut établir un ordre du jour de différentes manière.

Ordre du jour à froid : établi à l'avance. Mais alors décidé par qui ? 1 personne ? plusieurs personnes en mode contributif ?

Ordre du jour à chaud : établi en début de réunion, avec vote gomette si trop de sujets

Ordre du jour "tiède" : à froid (contributif) + ajouts et compléments en début de réunion

Ordre du jour ritualisé : toujours les mêmes catégories.
Exemple :
  • Inclusion (météo...)
  • Célébrations
  • Régulation des tensions
  • points du jour à traiter
  • cloture (ressenti en "je")

Voir aussi les ordres du jour "Agiles"
  • Bilan des tâches faites/non-faites
  • Bilan de notre fonctionnement d'équipe (ce qui marche, ce qui peut être amélioré)
  • Organisation du plan d'action pour l'équipe et pour les tâches

Notre exercice pratique sur Framapad

Pour étalbir à plusieurs un ordre du jour, l'outil Framapad est particulièrement efficace. Il permet facilement aux participant·es de lire et d'ajouter leurs idées.
Aller sur Framapad

3/ la logistique

Le choix de la salle
  • Espace disponible (grand, petits)
  • Intérieur / extérieur
  • Dans la structure / en dehors
  • Aménagement : tables ? En cercle ?

Le matériel
  • Avez-besoin de papetterie (post-it, gomettes...)
  • Ordinateur ? Videoprojecteur ?

Boire et manger
  • Grignottage
  • Boisson
  • Auberge espagnole ?


4/ concevoir le déroulé de la réunion

Choisir l'animation
  • En fonction du nombre de personnes
  • En fonction de la logistique
  • En fonction des objectifs de la réunion

Déterminer des rôles
  • Organisateur : centré sur le résultat (suivi de l'ODJ)
  • Animateur : centré sur le processus (circulation parole...)
  • Gardien du temps : mission = tenir le timing, ne pas déborder
  • Scribe : prendre des notes, compte-rendu

> Les rôles permettent de sortir des "fonctions" (président qui anime, secrétaire qui note...). Ils peuvent être tournant.

Le mémo-déroulé/Timing
image droul.png (6.8kB)
 Ne pas hésiter à écrire la consigne des éventuels ateliers, pour être le plus clair possible à l'oral.

Voir cet exemple de déroulé simple.



5/ Exercice pratique : faire le déroulé précis de ma prochaine réunion

Nous avons utilisé cette fiche-modèle à télécharger ici.


Cloture de la journée

Nous avons utilisé l'arbre d'Ostende, avec la consigne : quel personnage vous sentez-vous en cette fin de journée ?

Une variante du "Bateau" existe également.

Arbre d'ostende

Retrouvez le détail sur le site Interpole.xyz


2d jour : vendredi 26 mai

Expérimentons les 6 chapeaux de Bono

Rappel de la méthode : partant du postulat que que nous avons tous·tes des modes de pensées différents autant qu'incomplets, Edward De Bono propose de porter (en groupe ou de façon individuel) successivement 6 chapeaux, qui correspondent chacun à un mode de pensées :
  • Le Chapeau blanc symbolise la neutralité. Lorsqu'elle le porte, la personne doit s'attacher à énoncer simplement les faits, en laissant de côté tout ce qui peut relever de l’interprétation
  • Le Chapeau rouge : l’émotion. La personne énonce librement ses sentiments et ses intuitions
  • Le Chapeau vert : la créativité. Elle cherche des alternatives, en essayant de considérer le problème sous un angle nouveau
  • Le Chapeau jaune : la critique positive. Elle admet ses rêves et ses idées les plus folles
  • Le Chapeau noir : la critique négative, le jugement. Elle énonce les faiblesses et les risques que comporte selon elle cette idée
  • Le Chapeau bleu : l'organisation, la canalisation des idées, le processus. Elle s'attache à prendre du recul sur le sujet énoncé


Dans un 1er temps nous avons parcouru les 4 premiers chapeaux.
Chapeaux blanc et rouge
Chapeaux noir et jaune

Puis plus tard dans l'après-midi, nous avons fonctionné en 2 temps
  • Chapeau vert pour imaginer tout ce qui était souhaitable pour booster vos réunions
  • Enfin chapeau bleu pour "atterir" et poser ce qui est concrètement possible à court et moyen terme (plan d'action).

Remarque : nous n'avons pas pris de notes collectives sur ce chapeau puisqu'il est vraiment singulier à chacune
Chapeau vert




1/Pendant la réunion : animer !

Introduire et poser le cadre
L'inclusion
  • Nos règles pour des échanges constructifs (si pertinent)
  • cf Les règles pour un cadre de sécurité imposé
  • Rendre compréhensible les objectifs de la réunion (tout échange ne donne pas lieu à décision par ex)
  • Définir les rôles :
    • Organisateur·ice (centré sur le résultat, suivi de l'ODJ)
    • Animateur·ice (centré sur le processus, circulation parole...)
    • Gardien·ne du temp
    • Scribe

Faciliter les échanges
  • Ecouter
  • Distribuer / faire tourner la parole (d'autant plus facile que le cadre de sécurité l'aura défini)
  • Reformuler une prise de parole (si besoin, pas systématique)
  • Synthétiser un sujet ou une salve d'échange (notamment avant prise de décision)
  • Rythmer les formats : Individuel > petits groupes > grand groupe (séquences conçues en amont, dans la phase "avant la réunion")

Prendre le temps de la cloture
  • se projeter vers l’avenir : faire des relevés de décisions, des Prochain petits pas (PPP), Qui-fait-quoi, ...
  • replacer l’individu au centre
    • Un mot, une phrase (ou plus) pour dire comment on se sent à la fin de cette réunion
    • Supports possibles (arbre d'Ostende, Tous dans le même bateau) à retrouver ici.


Les (difficiles) équilibre de l'animateur·ice

  • Prévu / vécu : suivre ce qu'on avait prévu de faire, ou s'adapter au vécu en live ?
  • Animer / Participer : être garant·e des échanges et de l'équité entre les personnes ou donner son avis par moment ?
  • Intention / Attention : Avoir l'intention de mener cette réunion vers tel objectif, ou être en attention aux personnes et à leurs interactions ?

Autant de tensions qui traversent en permanence les animateurs·ices de groupe et n'ont jamais de réponses figées.


Après la réunion

Compte-rendus, relevés décisions : l’art de laisser des traces pour les présents...et les absents. Parfois, relevés de décisions pour plus de lisibilité.

Donner à voir, synthétiser (pour les observateurs, via la gare centrale, affichage...). L'enjeu est de rendre visible les étapes suivantes pour permettre l’implication des familles et/ou des équipes salariées

Le débriefing pour analyser et s’améliorer


Outils d'animation et brises-glaces

Nous avons expérimenté aussi ces 2 formats :



Vrac de Trucs et astuces pour...

Faciliter la mémorisation des infos : comment faire passer et ancrer les messages ?

De votre côté :
  • Oral : capter l'attention (canaliser l'attention, couper les perturbations)
  • Poser les points-clés par écrits
  • En faire un schéma ou une synthèse visuelle
  • Réactivation mémorielle (répétition ou moyen pour repenser au sujet)

Du côté des participant·es :
  • Faire écrire les points-clés
  • Faire verbaliser ce que les participants en retiennent
  • Mettre en action, jouer (le plus marquant, mais pas toujours possible)
image cone_triangle_dapprentissage_et_de_mmorisation_de_Felder.png (0.3MB)

Etre à l'écoute de l'équipe : le rapport d'étonnement

Le principe = profiter de l'oeil neuf d'une personne.
A utiliser lorsqu'une nouvelle personne est arrivée dans l'équipe, dans les 30 à 60 jours après son arrivée.
Cet outil est utile pour valoriser la place de cette personne, son regard.

Les 3 entrées classiques du rapport d'étonnement :
  • Ce que j'apprécie dans le fonctionnement de l'équipe/de la structure
  • Ce qui me met en difficulté dans...
  • Ce que j'ai noté / qui m'a surpris


Cloture des 2 journées de formation

Nous avons utilisé le bilan des 5 doigts de la main.
Chaque participant·e dessine les contours de sa main sur une feuille. Il ou elle remplit ensuite sa main en respectant les consignes suivantes :
  • sur le pouce, écrire ce que l’on félicite (« pouce en l’air »)
  • sur l’index, écrire ce que l’on pointe du doigt, ce que l’on interroge
  • sur le majeur, écrire ce qui n’a pas plus, ce que l’on jette
  • sur l’annulaire, écrire ce que l’on garde précieusement
  • sur le petit doigt, écrire ce que l’on propose (« mon petit doigt m’a dit »)
Bilan des 5 doigts de la main



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